Das Besondere an „Weihnachten neu erleben“ ist, dass das Event von über 1.500 freiwilligen Helfer/innen ehrenamtlich geplant, gestaltet und durchgeführt wird. Organisiert wird das Ganze durch den gemeinnützigen und überkonfessionellen Verein Weihnachten neu erleben e.V. Der Verein ist der juristische Veranstalter und wird durch die fünf Vorstände Michael Hoffmann (1. Vorsitzender), Hubert Streckert (Katholischer Stadtdekan Karlsruhe), Dr. Thomas Schalla (Evangelischer Stadtdekan Karlsruhe), Theresa Mirkes (Leitungsteam) und Sibylle Beck (Kinder & Jugend ARCHE Karlsruhe) vertreten. Die inhaltliche Leitung erfolgt durch das Leitungsteam Michael Hoffmann, Manuel von Kahlden, Theresa Mirkes, Matthias Heusser, Markus Heusser und Nina Treiber.
Die Veranstaltung findet als Teil der Karlsruher Weihnachtsstadt und unter der Schirmherrschaft von Bürgermeister Dr. Martin Lenz statt. Sie wird zugunsten von Kinderhilfsprojekte wie der Kinder und Jugend ARCHE Karlsruhe e.V. durchgeführt. Darüber hinaus werden wir unterstützt von namhaften Spendern und Sponsoren aus der Region wie Herrmann Ultraschall. Zu unseren Partnern gehören die neue welle, Baden TV, die BNN, die Messe Karlsruhe und die Stadt Karlsruhe.